Vida de pequeno empreendedor não é fácil, não é verdade? Então, se você deseja otimizar seu tempo e, de quebra, conquistar melhores resultados, precisa conhecer as principais dicas de produtividade para MEI.
Isso significa maior eficiência no trabalho, ao permitir que você conclua tarefas e projetos mais rapidamente.
Quando isso acontece, a sua capacidade de atender a mais clientes amplia e, consequente, seu faturamento tende a aumentar. ótimo, não é mesmo?
Afinal, nada melhor do que ganhar mais, sem precisar trabalhar mais!
Contudo, ser produtivo em um ambiente em que você é dono do seu próprio negócio pode ser um desafio.
Especialmente, porque muitas pessoas encontram dificuldades trabalhando de forma autônoma, sem a presença de um chefe ou mesmo um gerente incentivando e cobrando entregas.
Para esse perfil de empreendedor, a falta de um líder pode causar desmotivação e ampliar a procrastinação.
Além disso, mesmo as pessoas que conseguem fazer um ótimo autogerenciamento de horários e metas, podem aumentar a sua eficiência, aproveitando ao máximo o tempo dedicado ao trabalho.
Vale a pena destacar ainda que as dicas que compartilhamos aqui, também são boas sugestões para quem está passando por um momento natural de queda de produtividade.
6 dicas de produtividade para MEI
Entre as principais dicas de produtividade para MEI, estão:
1. Defina suas metas
2. Estabeleça uma rotina com horário para começar e parar
3. Organize seus processos e fluxo de trabalho
4. Crie um plano de tarefas
5. Tenha flexibilidade a variações naturais
6. Utilize ferramentas de gestão
Com essas dicas em mente, e antes de aprofundar em cada tópico, é essencial lembrar que a produtividade não é apenas sobre fazer tudo o que você puder no menor tempo possível.
Ser produtivo é conseguir fazer tudo aquilo que é importante, de forma correta e dentro dos padrões de qualidade combinados.
Portanto, tenha atenção ao que você chama de produtividade e não deixe que a correria do dia a dia atrapalhe o bom funcionamento do seu negócio.
Dito isso, seguimos para as dicas de produtividade para MEI.
1. Defina suas metas
As metas funcionam para te manter focado e fazer com que você visualize bem o objetivo do seu trabalho.
Para que elas funcionem, é essencial que sejam claras e bem distribuídas por períodos em seu trabalho, por exemplo, você pode criar metas diárias, semanais e mensais para facilitar o acompanhamento da execução.
Você também pode incluir planos de longo prazo, com metas semestrais e anuais, por exemplo.
Seu principal cuidado aqui deve ser criar metas que sejam desafiadoras, mas possíveis.
Uma das formas de aumentar as suas metas de maneira realista é usando os recursos de tecnologia para pequenos empreendedores, que hoje o mercado apresenta, como sistemas de automação.
2. Estabeleça uma rotina de trabalho
Como está a sua rotina de trabalho atualmente? Uma das principais dicas de produtividade para MEI é a organização do seu dia a dia.
Para isso, o primeiro passo é criar um horário fixo para os seus afazeres no trabalho. Por exemplo:
- às 9h em ponto eu começo o meu trabalho;
- de 12h a 13h eu paro para almoçar;
- trabalho até as 18h.
Outra opção é organizar as atividades de acordo com o dia da semana, listando as atividades que devem ser feitas, na segunda-feira, na terça-feira, e por aí vai!
O importante é criar uma rotina e tentar ao máximo cumpri-la.
Afinal, quando você, por exemplo, ultrapassa muito o seu horário de parada, é provável que o seu dia seguinte seja menos produtivo, porque você estará cansado demais para produzir com o mesmo ritmo.
3. Organize seus processos
Para controlar melhor suas tarefas e fazer com que elas se encaixem bem em sua rotina, é preciso que você tenha algum nível de organização de suas atividades.
Primeiramente, seus processos precisam ser minimamente previsíveis para que você possa saber o que será necessário e quanto tempo cada atividade levará para ser concluída.
Depois de estruturar e padronizar o tempo que você normalmente gasta em cada tarefa, ficará mais fácil distribuí-la em sua rotina e organizar os processos.
Com isso, você terá também uma maior previsibilidade, que permite um controle maior do seu plano de tarefas.
4. Crie um plano de tarefas
Agora que você já tem as suas metas, estabeleceu a sua rotina e já organizou seus processos, é hora de criar o seu plano de tarefas.
Dependendo do seu trabalho seu plano de tarefas pode ser diário, semanal ou mensal.
Para quem tem acesso às demandas de trabalho no início do mês, por exemplo, o ideal é tirar um dia, logo no início do mês, para distribuir todas as tarefas nos dias e horários de trabalho.
Sabendo quanto tempo você levará para cada um dos seus processos, você conseguirá distribuir cada tarefa com mais facilidade, em seu plano de trabalho.
Uma dica é dividir as horas do seu dia de trabalho em blocos de tempo menores, por exemplo, de uma hora. Depois pense em cada ação de maneira individual e pondere sobre quantos blocos você precisa para realizar cada atividade?
5. Tenha flexibilidade
É importante que você entenda que nem sempre as coisas vão sair como previsto. Por mais planejamento que você tenha, em algum momento algo pode sair da linha.
Os imprevistos acontecem, logo é essencial aceitá-los e lidar com eles de maneira tranquila.
Uma boa forma de prevenir esse tipo de problema e sofrer menos com o impacto dele, é considerar uma margem de segurança no tempo entre um trabalho e outro, ao fazer o seu planejamento.
E para que você não fique com muito espaço livre desperdiçado com essa margem de segurança, você pode adaptá-la conforme a sua experiência com o trabalho.
Por exemplo: você sabe que o cliente “A”, ou a tarefa “B” costuma trazer maiores dificuldades ou surpresas?! Reserve um tempo extra para executá-los.
O principal ponto aqui é conhecer a sua realidade e, com sua experiência, fazer a prevenção de pontos críticos.
6. Utilize ferramentas de gestão
Ferramentas de gestão ajudam você a organizar o processo de trabalho, metas, rotinas e mais.
Além disso, permitem que você cumpra algumas atividades em menos tempo, porque oferecem o auxílio da tecnologia para a execução do trabalho.
Por exemplo, um sistema ERP, que integre e centralize informações de vendas, finanças e estoque de uma empresa em um único lugar, atualiza uma série de planilhas automaticamente.
Você não precisa alterar o volume de mercadorias no estoque manualmente, ao contrário, a ferramenta, após registrar uma compra, já faz esse trabalho, além de emitir a nota fiscal e atualizar o fluxo de caixa.
Isso elimina uma série de atividades que você precisaria fazer manualmente. Logo, amplia a sua produtividade, ao tornar as tarefas mais ágeis e integradas.
O tempo que você gastaria com esse tipo de atividade manual, pode ser investido em áreas mais estratégicas, e que precisam mais de você para acontecerem com qualidade.
Em suma, as ferramentas de gestão tem um grande potencial de organizar e agilizar a sua vida empresarial, aumentando sua produtividade de forma prática e escalável.
Este conteúdo foi escrito pelo Bling!, um sistema de gestão online que descomplica o seu negócio. Oferecemos um ERP que realiza a emissão de notas fiscais e boletos, além de realizar integrações com as principais plataformas de e-commerce e marketplaces.
